○十日町市文書取扱規則

平成24年4月1日

規則第14号

目次

第1章 総則(第1条・第2条)

第2章 文書事務の管理(第3条―第7条)

第3章 文書の受領、配布及び収受(第8条―第14条)

第4章 起案から決裁まで(第15条―第23条)

第5章 文書の施行(第24条―第34条)

第6章 文書の整理、保管、保存及び廃棄(第35条―第54条)

第7章 公用文の作成(第55条―第60条)

第8章 雑則(第61条・第62条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 本市における文書の取扱いについては、別に定めがある場合を除くほか、この規則の定めるところによる。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(2) 文書事務 文書の発生から廃棄に至るまでの文書の取扱いに係る一連の事務の総称をいう。

(3) 主管課 十日町市行政組織規則(平成22年十日町市規則第11号)第3条に規定する課等、同規則第4条に規定する会計課及び同規則第6条第1項に規定する課等をいう。

(4) 文書フォルダ 能率的な事務事業の処理及び文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する文書の集合体をいう。

(5) ファイル基準表 年度ごとの文書フォルダの一覧を表に書き表したものをいう。

(6) 電子文書 電子メール、ファクシミリ文書(ファクシミリにより受信又は送信される文書をいう。以下同じ。)及び電報をいう。

第2章 文書事務の管理

(文書の作成及び取扱いの原則)

第3条 本市における意思決定及び事務事業の実績については、合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成することを原則とする。この場合において、当該意思決定と同時に文書を作成することが困難であるときは、事後に文書を作成するものとする。

2 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

3 職員は、出張、休暇等で不在になるときは、あらかじめ文書の取扱状況を上司に説明しておかなければならない。

(部長の責務)

第4条 各部の部長は、常に、その部における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(総務課長の責務)

第5条 総務課長は、文書事務がこの規則の規定に従って適正かつ円滑に処理されるよう職員に指導するとともに、必要があると認めるときは、主管課における文書事務の実態を調査し、又は主管課長に対して文書事務について報告を求め、若しくは改善のための指示をすることができる。

(主管課長の職務)

第6条 主管課長(十日町市行政組織規則第11条第3項に規定する課長等をいう。以下同じ。)は、その主管課におけるファイル責任者及びファイル担当者を選任し、当該主管課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるようにしなければならない。

(ファイル責任者及びファイル担当者)

第7条 主管課にファイル責任者及びファイル担当者を置く。

2 ファイル責任者は、課長補佐又は主管課長が指名する者1人をもって充て、ファイル担当者は、原則として係から主管課長が指名する者1人をもって充てる。

3 ファイル責任者は、当該主管課における次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書の受領、配布及び処理の促進に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書の整理、保管、保存、利用及び廃棄に関すること。

(4) ファイル基準表の作成及び管理に関すること。

(5) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

(6) 電子文書の受信及び送信に関すること。

(7) その他文書事務の改善に関すること。

4 ファイル担当者は、ファイル責任者の指示を受けて、前項各号に規定する事務を処理する。

第3章 文書の受領、配布及び収受

(到達文書の受領及び配布)

第8条 市に到達した文書(小荷物等の物品を含む。以下この章において同じ。)は、次の各号に掲げるものを除き、全て総務課において受領するものとする。

(1) 申告、申請、届け、願い等で、当事者が直接主管課に提出した文書

(2) 職員が出張先で受領した文書

(3) 執務時間外に到達した文書で、主管課が収受するために受領したもの

(4) 電子文書で直接主管課に送信されたもの

(文書等の受領及び配布)

2 前項の規定により、総務課において受領した文書は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 受領した文書は、未開封のまま(配布先を確認するために開封する場合を除く。)総務課に備付けの文書配布棚により関係主管課に配布する。

(2) 特殊文書(書留、配達証明、内容証明、特別送達、金券及び有価証券その他これに準ずる文書又は物品をいう。以下同じ。)は、特殊文書物品収受簿(様式第1号)に記載した上で、当該関係主管課に配布する。

(3) 2以上の主管課に関係のある文書は、最も関係が深いと認められる主管課に配布する。

3 主管課長は、所属職員に1日1回以上総務課から文書の配布を受けさせなければならない。

(文書の収受)

第9条 主管課は、総務課から配布された文書及び直接受領した文書(以下「主管課到着文書」という。)について、次に定めるところにより速やかに収受の手続をしなければならない。

(1) ファイル責任者又はファイル担当者は、主管課到着文書を全て開封し、刊行物、ポスター等の文書で到達の確認を必要としないものを除き、収受日付印(様式第2号)を押し、重要又は異例のものにあっては主管課長の閲覧を経た後、当該事務を担当する室又は係の長に交付する。

(2) 前項の規定にかかわらず、親展文書等は、開封せずにその封筒の余白に収受日付印を押し、当該名宛人に交付する。この場合において、当該名宛人である職員は、その交付を受けた文書が私信である場合を除き、当該文書に収受日付印を押すものとする。

(3) ファイル責任者、ファイル担当者又は前号の名宛人である職員は、主管課到着文書について文書件名簿(様式第3号)に所要事項を記載するものとする。ただし、事務連絡その他の軽微と認められる文書については記載を省略することができる。

(4) 前項本文の場合において、収受の日時が権利の得喪に関わると認められる文書については、その到達時刻を付記するものとする。

(5) 経由文書については、経由日付印(様式第4号)を押し、文書件名簿に必要事項を記載するものとする。

(電子文書の受領、収受及び配布)

第10条 電子文書は、主管課で直接受信したものを除き、総務課において受信し、当該関係主管課に配信する。

(主管課での電子文書の処理)

第11条 主管課が直接受信した電子文書は、当該主管課において処理するものとする。

2 ファイル責任者又はファイル担当者は、主管課が直接受信した電子文書及び前条の規定により総務課から配信を受けた電子文書について、速やかに紙に出力し、第9条の規定の例により収受の手続をするものとする。

3 前項の規定にかかわらず、広告、不特定多数の者への通知その他の軽微と認められる電子文書については、紙に出力しないで随時廃棄することができる。

(誤配文書等の処理)

第12条 主管課は、その所管に属さない文書の配布を受けたときは、次のいずれかにより処理しなければならない。

(1) 本来の主管課が明らかな文書は、直ちに当該主管課に転送すること。

(2) 特殊文書及び主管課が明らかでない文書は、直ちに総務課に返付すること。

2 主管課は、その所管に属さない電子文書(前条第3項ただし書に規定する軽微と認められるものを除く。)の配信を受けたときは、直ちに総務課にその旨を連絡しなければならない。

(勤務時間外到達文書の収受)

第13条 勤務時間外に市に到達した文書及び電子文書は、即日処理が必要と認められるものを除き、次の登庁時間にこの章の関係規定により処理するものとする。

(電話、口頭等による聴取)

第14条 主管課において電話、口頭等で受けた事案のうち重要であると認められるもの(市の意思決定に係る事案、情報等をいう。)については、電話・口頭等対応記録票(様式第5号)にその内容を記載し、これを収受しなければならない。

第4章 起案から決裁まで

(起案の要領)

第15条 事案の処理は、起案によって行わなければならない。ただし、処理に係る事案が軽微なものである場合は、電話又は口頭で処理することができる。

2 起案に当たっては、次に掲げるところにより処理しなくてはならない。

(1) 起案をするときは、別に様式の定めがある場合を除き、原則として起案用紙(様式第6号)を使用すること。ただし、軽易又は定例の事案を処理する場合は、当該文書の欄外又は余白に担当者名、処理案その他の必要事項を記入することにより処理することができること。

(2) 決裁区分、公開・非公開区分、保存期間等の処理の経過や方法等を明らかにすること。

(3) 原則として一事案ごとに作成し、標題は処理案の要旨が分かるものとすること。

(4) 結論を先に記述し箇条書にするなど、平易で簡明なものとすること。

(5) 収受文書、参考となるべき事項、準拠法規等がある場合は、当該収受文書、参考書類又は当該準拠法規等の要旨を抜粋して添付すること。

(6) 秘密を要するものは、秘密の保持に配慮した取扱いをすること。

(回議)

第16条 起案文書は、起案者から順次上位の職にある者に回議しなければならない。

2 上司の不在により代決をするときは「代」と記載し、後閲を要するものは「後閲」と記載し、事後速やかに当該上司の閲覧に供しなければならない。

3 起案の内容を訂正したときは、当該訂正箇所に訂正者の認印を押さなくてはならない。

(合議)

第17条 起案の内容が複数の主管課に関係する事案については、その関係の最も深い主管課で起案し、その関係する他の主管課等に合議しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、合議に関係する主管課が多数に上る場合は、当該関係部課長と事前に協議することで省略することができる。その場合において、起案文書には当該協議結果を付記しなくてはならない。

3 合議を受けた処理案に異議があるときは、起案課等と意見を調整し、修正するものとする。

4 前項の場合において、起案課等と調整がつかない場合は、双方の意見、その理由等を起案文書に付記して上司の判断を受けるものとする。

5 合議を受けた事案について、その決裁の結果を知りたい場合は、起案文書の認印をした箇所に「要再回」と記載し、再度回付を受けることができる。

(文書の持ち回り決裁)

第18条 急を要する場合その他の重要な事案に係る起案は、当該起案文書を持ち回ることにより決裁を受けることができる。この場合においては、当該起案の内容を説明することができる職員が当たらなければならない。

(起案の差戻し)

第19条 事案の決裁権者は、当該事案に係る起案を決裁しないときは、当該起案文書の決裁欄に朱書きで「差戻し」と付記し、起案者に返付するものとする。

(例規文書の処理)

第20条 起案のうち、次に掲げるものは、法務主管課長及び十日町市例規審査委員会規程(平成17年十日町市訓令第13号)による審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、告示(規程形式によるもの)、訓令その他の例規文書の制定又は改廃に関すること。

(2) 疑義にわたる法規の解釈及び適用に関すること。

(原議の取扱い)

第21条 原議(決裁が終了した起案文書をいう。以下同じ。)は、起案者が決裁年月日(決裁権者が決裁した日をいう。)を記入した後、当該主管課において保管するものとする。ただし、例規文書その他の法務主管課長が指定した文書に係る原議は、法務主管課において保管するものとする。

2 前項ただし書の場合において、法務主管課長(指令については建設主管課長)は、次の各号に掲げる文書に応じ、当該各号に掲げる法令整理簿により順位番号を管理するものとする。

(1) 法規文及び訓令 法規・訓令整理簿(様式第7号)

(2) 告示 告示・公告整理簿(様式第8号)

(3) 議案 議案整理簿(様式第9号)

(4) 議会報告 議会報告整理簿(様式第10号)

(5) 専決処分 専決処分整理簿(様式第11号)

(6) 指令 指令簿(様式第12号)

(施行の保留等)

第22条 決裁が終了した後に事情の変更により施行を保留し、又は取りやめる場合は、合議した関係主管課等にその旨を連絡し、あわせて当該原議にそのてん末を追記しなくてはならない。

(供覧による処理)

第23条 市の意思決定を要しない事案の処理については、当該文書を関係者が供覧することにより処理することができる。

2 原議は、決裁に関与しない他の者に当該原議の内容を周知する必要がある場合は、当該者の供覧に付すものとする。

第5章 文書の施行

(文書の施行、浄書等)

第24条 原議は、特に指示のある場合を除き、速やかに浄書し、発送、公示等の方法により施行しなければならない。

2 文書の浄書、校合及び印刷は、主管課において行うものとする。

(文書の番号)

第25条 施行する文書には、条例、規則、告示、公告、訓令及び指令にあっては法令整理簿による順位番号を、達及び往復文書にあっては、文書件名簿による文書番号を付さなければならない。

2 前項に規定する番号は、法令整理簿によるものにあっては、毎年1月に、文書件名簿によるものにあっては、毎年4月に起こすものとする。

3 同一の事案に属する往復文は、事案が完結するまで同一の文書番号を用い、順次枝番号を付すものとする。

4 往復文のうち事務連絡その他の軽微な内容の文書については、前各項の規定にかかわらず、文書番号を省略することができる。

(平28規則65・一部改正)

(文書の記号)

第26条 前条に規定する文書番号には、往復文書にあっては、原則として市名の首字及び主管課の首字等を組み合わせた記号を、指令及び達にあっては、市名を冠するものとする。

(文書の発信者名)

第27条 文書の発信者名は、原則として市長名を用いなければならない。ただし、法令の規定により権限を行使するための文書については、当該権限を有する者(法令の規定により委任を受けた者を含む。)の名を用いなければならない。

2 前項本文の規定にかかわらず、帳票類については市役所名を用いることができる。

3 主管課長は、その専決に係る軽微な内容の文書(事務連絡等の文書をいう。)については、その職名又は課名を用いることができる。

4 市の組織内に伝達する文書については、特に定めのあるものを除いて職名を用いることができる。

(担当者の表示)

第28条 施行する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾に当該事務担当者の所属、氏名、連絡先等を表示するものとする。

(公印、契印及び割印)

第29条 施行する文書には、十日町市公印規則(平成20年十日町市規則第13号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、次のいずれかに該当する文書であって、軽微な内容のもの(権利義務の関係に変動が生じないものをいう。)には公印を省略することができる。

(1) 市の組織内に発する庁内関係文書

(2) 通知、照会、送付文等の往復文

(3) 書簡文、挨拶文等

2 前項ただし書の規定により公印を省略した場合は、当該文書の発信者名の下に「(公印省略)」の表示をするものとする。

3 施行する文書で、特別の定めのあるもの及び特に必要があると認められるものは、原議と契印しなければならない。

4 契約書その他差し替えを防ぐ必要のある文書には、そのとじ目に当該文書に使用した公印で割印をするものとする。この場合において、パンチによる刻印を行うことにより割印に代えることができる。

(文書又は物品の発送)

第30条 文書又は物品を発送しようとするときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 当日発送を必要とする文書又は物品は、あらかじめ総務課長が指定する時刻までに総務課に回付すること。

(2) 発送する文書又は物品は、課等において包装を施し、親展、速達、書留、小包等の取扱区分を明記し、更に現金、金券等は封かんをすること。

(3) 重量、内容等により小包便等によることが効率的な文書又は物品の発送は、あて先を記入した伝票を添えて、あらかじめ総務課長が指定する時刻までに総務課に回付すること。

2 総務課は、前条の規定により発送文書の回付を受けたときは、その日分をとりまとめ、即日発送しなければならない。

3 急を要するもの、一度に大量に発送しようとするもの又は大型の物品を発送しようとするときは、総務課の指示するところにより主管課で発送するものとする。

4 支所において文書又は物品を発送しようとするときは、前各項において「総務課」とあるのは「地域振興課」と、「総務課長」とあるのは「地域振興課長」と読み替えるものとする。

(郵券類の取扱い)

第31条 総務課から郵便切手、郵便葉書等の郵券類の交付を受けようとするときは、総務課長の指示するところにより交付を受けなければならない。

2 総務課長は、前項の規定により郵券類を交付するときは、郵券類出納簿(様式第13号)により、その受払いを明確にしておかなければならない。

(電子メール、ファクシミリ又は電報による施行)

第32条 電子文書として市に到達した文書に基づく文書の施行及び第29条第1項ただし書に規定する軽微な内容の文書の発送に当たっては、電子メール(本市で運用しているシステムによるものに限る。以下この条において同じ。)、ファクシミリ又は電報により送信することができる。

2 前項の規定による送信は、主管課において行うものとする。この場合において、当該文書は送信することにより施行されたものとみなす。

3 電子メール、ファクシミリ又は電報による施行については、相手の同意が確認できる場合又は社会通念上適切であると認められる場合に限って行うものとする。

4 電子メール、ファクシミリ又は電報により施行する文書を起案するときは、起案用紙の取扱区分の欄等にその旨を記載し、決裁を受けるものとする。

(公告式の事務の取扱い)

第33条 条例を制定しようするときは、原則として当該条例を所管する主管課において制定案を起案するものとする。

2 総務課長は、議会の議長から条例の送付を受けたときは、直ちに当該送付を受けた条例に公布文を付して市長の署名を得なければならない。

3 条例の公布は、条例の原本(前項の規定により市長の署名を得た条例をいう。)の写しに市長印を押し、十日町市公告式条例(平成17年十日町市条例第3号)第2条第2項の規定により掲示場に掲示して行う。

4 前項の場合において、掲示期間は、別に定めがある場合を除き、原則として14日間とする。

5 規則の制定及び公布並びに規程で公表を要するものの制定及び公布については、十日町市公告式条例の関係規定及び前3項に規定する条例の制定及び公布の例により行うものとする。

(施行の日付)

第34条 原議には、次の各号に掲げる文書に応じ、当該各号に掲げる日を施行する日付として記入しなければならない。

(1) 議案 議会に提出した日

(2) 令達文 発令した日

(3) 電子文書 送信した日

(4) 前各号以外の文書 発送、公示等の方法により市としての意思表示をした日

第6章 文書の整理、保管、保存及び廃棄

(文書の管理上の目的)

第35条 本市における文書の管理(文書の整理、保管、保存及び廃棄をいう。以下この章において同じ。)の目的は、次に掲げるところによる。

(1) 情報の共有化 文書の保有状況を常に明らかにすることにより、市の活動に係る基礎的な情報の共有化を図ること。

(2) 効率的な行政運営 不要文書の削減及び文書の検索の迅速を図ることにより、効率的な行政運営に資すること。

(文書の管理の原則)

第36条 前条に規定する目的の達成のため、職員は次に掲げる原則により文書を管理するものとする。

(1) 私物化の排除 文書は、組織的に管理することとし、私的な管理(担当者でなければ当該所管文書を検索することができないような管理状態のことをいう。)をしてはならないこと。

(2) 検索性の確保 文書は、体系的に分類して整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならないこと。

(3) 情報セキュリティの確保 職員は、自らが使用し、又は管理する文書について、紛失、盗難、盗み見等により当該文書の情報が漏れないよう十日町市情報セキュリティポリシーに基づいた取扱いをしなければならないこと。

(ファイリングシステムによる管理)

第37条 前2条の規定に基づく文書の管理を図るため、文書はファイリングシステム(総務課長が指定する仕様によるものをいう。以下同じ。)により管理するものとする。

(文書の保管単位)

第38条 文書を保管する単位(以下「保管単位」という。)は、主管課とする。ただし、執務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(文書の整理)

第39条 文書は、相互に密接な関連を有し、かつ、原則として発生年度及び保存期間を同じくする文書を一の文書フォルダにまとめ、名称を設定しなければならない。

2 前項の文書フォルダは、保管単位の事務及び事業の性質、内容等に応じて次の三段階の階層構造に分類し、それぞれの分類には分かりやすい名称を設定しなければならない。

(1) 小分類 一の文書フォルダの単位とし、その収納枚数は50枚を原則とする。

(2) 中分類 前号の小分類である文書フォルダの数で10を原則とする。

(3) 大分類 前号の中分類の数で5を原則とする。

3 前項の規定による分類は、検索に資するよう保管単位ごとに前後に関連付けて並べなければならない。

4 各主管課に共通する文書は、総務課長が別に定める基準に基づき分類するものとする。

5 職員は、作成又は取得した文書について、十日町市情報公開条例(平成17年十日町市条例第12号)第7条第1項の規定による公開の可否及び同条例第12条の規定による部分公開の適否並びに保存期間を記入するものとする。

(保管用具)

第40条 文書は、A4判3段型ファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)及び次に掲げるファイリング用具を使用することにより、一元的に整理し、保管しなければならない。

(1) 個別フォルダ(日本工業規格 JIS S 5506 A4―IF) 前条第2項及び第3項第1号に規定する文書フォルダとして使用するもの

(2) 第1ガイド(日本工業規格 JIS S 5506 A4―G(1)) 前条第3項第3号に規定する大分類の見出しとして使用するもの

(3) 第2ガイド(日本工業規格 JIS S 5506 A4―G(2)) 前条第3項第2号に規定する中分類の見出しとして使用するもの

2 前項に規定する保管用具の使用が困難な文書は、総務課長と協議の上、適宜の保管用具を使用することができる。この場合においては、当該文書の名称、収納場所等を記した書面(以下「所在カード」という。)を作成し、これを個別フォルダに入れた上、キャビネットの所定の場所に配置しなければならない。

3 主管課におけるキャビネットの配置数は、当該主管課における文書の保管状況を調査の上、総務課長が決定する。

4 キャビネットの配置に当たっては、当該保管単位としての序列(第39条第3項の規定により前後に関連付けて並べた配列のことをいう。以下同じ。)の維持及び情報の共有が図られるよう、なるべく保管単位ごとに一箇所にまとめて配置しなければならない。

(文書の保管)

第41条 執務室で保管する文書は、原則として現会計年度及び前会計年度の二箇年度分の文書とする。この場合において、キャビネットの上段及び中段には現会計年度分のものを、下段には前会計年度分のものを収納するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、前会計年度以前の文書であって、継続して現会計年度の文書として取り扱う必要のあるもの(以下「継続文書」という。)は、キャビネットの上段及び中段に収納するものとする。この場合において、継続文書の文書フォルダには所定の箇所に「継」と表示するものとする。

3 職員は、自己が所管する文書(処理中の文書を含める。)について、キャビネットその他所定の保管庫に収納して退庁しなければならない。ただし、課長等以上の職位にある者が所管する文書については、その限りでない。

4 キャビネット及び機密情報(十日町市情報公開条例第11条に規定する公開しないことができる情報をいう。以下同じ。)が記載された文書(前条ただし書に規定する課長等以上の職位にある者が所管する文書を含める。)を収納した保管庫は、退庁時に施錠しなければならない。

(ファイル基準表の作成)

第42条 ファイル責任者は、毎会計年度末現在において、保管単位ごとに毎年度の文書に係るファイル基準表(様式第14号)を作成し、これを当該主管課長の確認を得た上で総務課長に提出しなければならない。

2 ファイル基準表は、当該保管単位における序列の順に作成しなければならない。

3 ファイル基準表は、第1項の規定により総務課長に提出された後は、原則として総務課が管理するものとする。

4 ファイル基準表は、十日町市情報公開条例第19条に規定する公文書の検索資料及び十日町市個人情報保護条例(平成30年十日町市条例第43号)第47条に規定する保有個人情報の特定に資する情報その他一般の閲覧に供するための資料として利用することができるものとする。この場合において、機密情報の保護について適切な装置を講ずるものとする。

(令元規則3・一部改正)

(文書の保存期間)

第43条 文書の保存期間は、次に掲げるところによる。

(1) 永年

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

(5) 1年

(6) 1年未満の期間(事務処理上必要な期間)

2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書については当該法令等の定める期間により、時効が完成する間証拠として保存する必要のある文書については当該時効の期間を考慮して、その保存期間の種別を定めるものとする。

3 文書の保存期間は、総務課長が別に定める基準により主管課長が定める。この場合において、利用度、重要度等を考慮し、必要最小限の期間にするよう努めるものとする。

4 保存期間は、原則として文書フォルダごとに設定するものとする。この場合において、一の文書フォルダの中に保存期間が異なる文書が複数あるときは、当該最長の保存期間をもって当該文書フォルダの保存期間とする。

(保存期間の起算日)

第44条 保存期間の起算日は、文書を作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年により管理する必要がある文書は、その文書の処理が完結した日の属する年の翌年の1月1日とする。

2 前項の規定にかかわらず、継続文書に係る保存期間は、継続を解除した日に廃棄するものを除き、当該継続を解除した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。

(文書の移替え)

第45条 現会計年度が終了した文書は、当該ファイル基準表における序列の順にキャビネットの下段に移し替えなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書は、当該各号に定めるところによる。

(1) 書庫で保存することができる文書 次条の規定に準じて総務課長に引き継がなくてはならない。

(2) 翌年度への継続文書 キャビネットの下段に移替えしないで、現に収納しているキャビネットの上段及び中段に留め置くものとする。

(3) 翌年度に他の主管課に移管することとなる文書 当該移管文書に係るファイル基準表を作成した上で、総務課長の指示するところにより移管しなければならない。

(文書の引継ぎ)

第46条 第41条第1項の規定により二箇年度の期間を保管した文書は、毎年度末までに次に掲げるところにより総務課長に引き継がなくてはならない。

(1) 当該文書フォルダは、ファイリングシステム用の文書保存箱(総務課長が指定する引継ぎ用の保存箱をいう。)に収納すること。

(2) 前号の引継ぎ用の保存箱への収納に当たっては、当該ファイル基準表の序列の順に、かつ、保存年限ごとに収納すること。

2 総務課長は、前項の規定により引継ぎを受けた文書については、自らが管理する書庫に保存することとし、併せて、その保存場所を速やかに特定できるようにしておかなければならない。

(書庫の管理)

第47条 文書を保存する書庫は、原則として総務課長が管理するものとする。

2 総務課長は、書庫について次に掲げるところによりその秩序を保持しなければならない。

(1) 盗難を防止する措置を講じること。

(2) 虫害、湿気等の予防に努めること。

(3) 文書及び物品の放置を防止すること。

(4) その他文書の適正保存及び検索性の保持に必要な措置を講ずること。

3 主管課の職員は、書庫の出入りに際しては、書庫鍵貸出簿(様式第15号)に必要事項を記入するとともに、書庫の秩序の保持のために行う総務課の指示に従わなければならない。

(保存文書の閲覧等)

第48条 保存文書の閲覧又は借覧を受けようとする者は、文書閲覧・借用簿(様式第16号)に必要事項を記入し、総務課の指示に従い閲覧又は借覧を受けるものとする。

2 保存文書の貸出期間は、原則として1月以内とする。

3 保存文書の閲覧又は借覧を受けた者は、保存文書の抜取り、取替え、添削又は転貸等をしてはならない。

4 保存文書の閲覧又は借覧を受けた者は、当該保存文書を紛失し、又は汚損したときは、直ちに総務課長に報告し、その指示に従わなければならない。

5 所管外の文書について閲覧又は借覧を受けようとする職員は、当該文書に係る事務の主管課長に申し出た上で閲覧又は借覧を受けるものとする。

(書庫の管理の例外)

第49条 総務課長は、第47条の規定にかかわらず、次に掲げる場合には書庫の管理者を別に指定し(原則として主管課長とする。)、当該書庫の管理を行わせることができる。

(1) 支所、出張所その他の出先機関に所在する書庫に文書を保存しようとする場合で、総務課長が当該書庫を管理することが困難又は不適当であると認められる場合

(2) 総務課長が管理する書庫が遠隔地にあるなど、主管課における業務の遂行に不都合が生じると認められる場合

(3) 書庫の管理者に指定しようとする者により、従前から善良に管理されていると総務課長が認める書庫に、当該主管課で保管していた文書を保存する場合

2 前2条の規定は、前項の規定により総務課長から指定された書庫の管理者が当該書庫を管理する場合に準用する。この場合において、これらの規定中(第47条第1項及び第48条第4項の規定を除く。)「総務課長」とあるのは「総務課長から指定された書庫の管理者」と読み替えるものとする。

3 前2項の場合において、総務課長は、書庫の秩序の保持のために必要な調査を行い、当該総務課長から指定された書庫の管理者及び関係する職員に対して必要な指導を行い、又は必要な措置を講ずることができる。

(文書の廃棄、保存期間の延長等)

第50条 総務課長は、年1回以上保存期間が満了した文書を調査し、当該文書に係る事務の主管課長と協議の上、廃棄するものとする。

2 保存期間が満了した文書であって、更に保存が必要と認められるものについては、当該主管課長が総務課長と協議の上、保存期間を延長することができる。この場合において、ファイル基準表の該当箇所にその旨を記録しなければならない。

3 廃棄しようとする文書に機密情報又は他に悪用されるおそれのある情報が記載されている場合は、当該文書は、破砕、溶解等の物理的に復元することができない方法により廃棄しなくてはならない。

(永年保存文書の見直し及び随時廃棄)

第51条 前条第1項の規定にかかわらず、第43条第1項第1号の保存期間に該当する文書で保存期間が10年を経過したものについては、総務課長は、関係主管課長と協議の上、随時に保存期間を見直し、廃棄することができるものとする。

2 前項の規定により保存期間を見直し、廃棄したときは、ファイル基準表の該当箇所にその旨を記録しなければならない。

3 容易に再取得することができる文書その他の保存する必要がないと認められる文書は、保存期間の定めにかかわらず、随時廃棄することができる。

(廃棄保留文書)

第52条 前2条の規定にかかわらず、次の各号に該当する文書については、当該各号に定める日まで廃棄しないものとする。

(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了する日

(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結する日

(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定があった日の翌日から起算して1年を経過する日

(4) 十日町市情報公開条例第6条の規定による公開の請求のあったもの 原則として当該請求に係る同条例第7条の規定による公開するかどうかの決定のあった日の翌日から起算して1年を経過する日

(5) 十日町市個人情報保護条例第13条の規定による自己情報の開示の請求のあったもの 原則として当該請求に係る同条例第18条の規定による請求に応ずるか否かの決定のあった日の翌日から起算して1年を経過する日

2 前項の規定により廃棄を保留した文書については、ファイル基準表の該当箇所にその旨を記録しなければならない。

(歴史資料の保存)

第53条 廃棄しようとする保存文書のうち、歴史資料として重要であると認められるものは、ファイル基準表にその旨を記録した上で別途保存することができる。

(ファイリングシステムの維持管理)

第54条 総務課長は、ファイリングシステムが機能するよう、別に定める日常的な維持管理の取組をはじめ、適切な措置を講じなければならない。

2 職員は、前項の規定による維持管理のための措置に協力しなければならない。

第7章 公用文の作成

(公用文の作成の原則)

第55条 文書は、次に掲げる基本方針に基づき作成しなければならない。

(1) 正確に表現すること。

(2) 分かりやすく親しみやすいものにすること。

(3) 簡潔に表現すること。

(文書の種別)

第56条 文書は、例規文書及び一般文書とする。

2 例規文書の種別は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき市議会の議決を経て、市長が制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定に基づき市長が制定するもの

(2) 公示文

 告示 市長が法令等の規定により告示(公示を含む。)すべき旨が規定されているもの又は処分若しくは決定した事項等を広く市内一般に公示する場合に発するもの

 公告 法令等の規定により公告すべき旨が規定されているものその他一定の事項を広く市内一般に周知させる場合に発するもの

(3) 令達文

 訓令 市長が職務運営上の基本的事項等について職員に対し指揮命令する場合に発するもの

 指令 許可、認可、申請又は願い等に対し、市長が許否の意思表示をする場合に発するもの

 達 市長が権限に基づいて特定の個人又は団体に対し命令する場合に発するもの

3 一般文書の種別は、次のとおりとする。

(1) 往復文

照会、回答、報告、通知、通達、依命通達、申請、進達、副申、届け(…届)、依頼、協議、督促、請求、願い(…願)、送付等

(2) 庁内関係文書

伺い(…伺)、願い(…願)、届け(…届)、復命書、事務引継書、上申(内申)、供覧、回章、辞令等

(3) その他の文書

諮問文、証明文(証明書、証書等)、表彰文、書簡文、挨拶文(式辞、祝辞、告辞、訓示、弔辞等)、請願書、陳情書、要望書、契約書、訴願関係文書

(平28規則65・一部改正)

(表記の基準)

第57条 文書の用字、用語、文体等は、原則として次に掲げる表記の基準によるものとする。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(5) 公用文作成の要領(昭和27年内閣閣甲第16号依命通知)

(6) 公用文における漢字使用等について(昭和56年内閣閣第138号内閣官房長官通知)

(7) 法令における漢字使用等について(昭和56年内閣法制局総発第141号内閣法制次長通知)

(文書の書き方)

第58条 文書は、次に掲げるものを除き横書きとする。

(1) 法令の規定により様式を縦書きと定めたもの

(2) 他の行政機関が様式を縦書きと定めたもの

(3) 表彰状、感謝状、賞状等で縦書きが適当と認められるもの

(4) 式辞、祝辞等で縦書きが適当と認められるもの

(5) その他総務課長が特に縦書きを適当と認めたもの

(帳票等の様式)

第59条 この規則により文書を処理するために必要な帳票等は、別表第1のとおりとする。

2 前項の帳票等その他の文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等については、電子掲示板等を活用して職員の利用に供するものとする。

(文書の書式及び用例)

第60条 文書の書式及び用例は、別表第2のとおりとする。

第8章 雑則

(文書の特例)

第61条 この規則の規定による取扱いが困難又は不適当な文書については、当該主管課長は総務課長と協議した上で特例を定めることができる。

(委任)

第62条 この規則に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成24年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 第6章の規定にかかわらず、ファイリングシステムを導入していない主管課の文書の管理については、ファイリングシステムを導入するまでの間、なお従前の例による。

3 この規則の施行の際現に主管課で保存している文書でこの規則の規定に適合しないものについては、総務課長が指示するところにより文書保存箱に収納して整理しなければならない。

4 この規則の施行の際現に使用している帳票その他の様式で、現に残存するものは、残品の存する限り、所用の修正を加え、なお使用することができる。

(十日町市災害対策本部規則の一部改正)

5 十日町市災害対策本部規則(平成19年十日町市規則第35号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

附 則(平成28年12月27日規則第65号)

この規則は、平成29年1月1日から施行する。

附 則(平成29年5月8日規則第42号)

この規則は、公布の日から施行する。

附 則(令和元年6月20日規則第3号)

この規則は、公布の日から施行する。

別表第1(第59条関係)

(1) 特殊文書物品収受簿(様式第1号)

(2) 収受日付印(様式第2号)

(3) 文書件名簿(様式第3号)

(4) 経由日付印(様式第4号)

(5) 電話・口頭等対応記録票(様式第5号)

(6) 起案用紙(様式第6号)

(7) 法規・訓令整理簿(様式第7号)

(8) 告示・公告整理簿(様式第8号)

(9) 議案整理簿(様式第9号)

(10) 議会報告整理簿(様式第10号)

(11) 専決処分整理簿(様式第11号)

(12) 指令簿(様式第12号)

(13) 郵券類出納簿(様式第13号)

(14) ファイル基準表(様式第14号)

(15) 書庫鍵貸出簿(様式第15号)

(16) 文書閲覧・借用簿(様式第16号)

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(平29規則42・全改)

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十日町市文書取扱規則

平成24年4月1日 規則第14号

(令和元年6月20日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成24年4月1日 規則第14号
平成28年12月27日 規則第65号
平成29年5月8日 規則第42号
令和元年6月20日 規則第3号