この訓令は、別に定めのある場合を除き、十日町市個人情報保護条例(平成30年十日町市条例第43号。以下「条例」という。)及び十日町市個人情報保護条例施行規則(平成30年十日町市規則第37号。以下「規則」という。)に定める個人情報の保護に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(令元訓令3・一部改正)

第2　個人情報の保護に関する事務分掌等

1　総合窓口

個人情報の保護に迅速かつ的確に対応するため、総務課を総合窓口とする。

2　総務課で行う事務

総務課には、個人情報に関する検索資料及び関係資料等を備え付け、市民の利用に供し次の事務を行う。

(1)　個人情報の保護についての相談及び案内に関すること。

(2)　各種届出書を取りまとめ、個人情報目録として備え付ける。

(3)　自己情報の開示、訂正、削除又は目的外利用若しくは外部提供の中止(以下「開示等」という。)の請求の受付をし、実施機関又は個人情報を管理する課等(以下「所管課」という。)にその請求書を送付すること。

(4)　開示等の可否に当たり、難易を問わず所管課からの協議を受ける。

(5)　個人情報保護に対する苦情を受け、その処理に当たる。

(6)　実施機関の非開示決定等に対する行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく十日町市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に対する諮問に係る答申内容の所管課への通知を行う。

(7)　刊行物等の行政資料の収集及び保管及び管理に関すること。

(8)　個人情報保護制度の運用状況の取りまとめ及び公表に関すること。

(9)　個人情報の開示等の判断基準の作成及び所管課との連絡調整

3　所管課で行う事務

必要な個人情報を的確に特定し、検索から開示等までの過程を速やかに行うこと。また、開示等の可否に係る処分は、行政処分であることから慎重に判断し、次の事務を行う。

(1)　各種届出書を作成し、個人情報届出書綴りとして備え付ける。

(2)　個人情報の開示等に係る請求の受理を行う。

(3)　開示等の可否の決定については、必要により総務課と協議する。

(4)　開示等の期限の延長決定があれば請求者に通知する。

(5)　開示等の可否の決定及び請求者への通知をする。

(6)　請求者と開示の日時の調整をする。

(7)　開示に立会い、必要であれば十分説明をする。

(8)　非開示決定等に対する行政不服審査法に基づく審査請求の受付及び審査会への諮問

(9)　審査会の答申を受け、審査請求に対する裁決をし、請求者に通知する。

(令4訓令22・一部改正)

第3　個人情報の収集

1　個人情報の収集のための届出

(1)　届出の方法

条例第7条第1項の規定による個人情報の収集のための届出は、規則で定める個人情報業務届出書で行う。

(2)　届出の手続

所管課は、新たに個人情報を収集しようとするときは、個人情報業務届出書を作成し、総務課に提出し、総務課は、内容を精査する。

(3)　個人情報業務届出書の記入上の留意事項

ア　「業務の名称」欄

個人情報を扱う業務の名称を記載する。業務の名称は、内容がわかる具体的なものにする。

イ　「収集の目的」欄

個人情報を必要とする理由を「委員として委嘱するため」など、具体的に目的を記載する。

ウ　「収集する個人情報の項目」欄

収集するすべての項目の□の欄にレ点を記入し、該当するものがない場合は適宜追加記入をする。

エ　「収集の時期」欄

定期的な時期に収集する場合には「定期」の□の欄に、一時又は不定期な時期に収集する場合は「随時」の□の欄にレ点を記入する。

オ　「収集の方法」欄

「本人」又は「本人以外」の□の欄にレ点を記入する。「本人以外」の場合は、「個人情報(特定個人情報以外)」又は「特定個人情報」の□の欄にレ点を記入する。「個人情報(特定個人情報以外)」の場合は、当該情報の収集の根拠の該当する□の欄にレ点を記入し、「その他」の場合についてはその内容を記載する。「特定個人情報」の場合は、収集の根拠を記載する。

カ　「保管の方法」欄

該当する保管方法のすべての□の欄にレ点を記入する。

キ　「保存期間」欄

十日町市文書取扱規程(平成17年十日町市告示第2号)の文書の保存期間区分により、該当する保存期間の□の欄にレ点を記入する。随時更新して使用する台帳類等の、保存しないものについては「常用」などと記載する。

2　緊急時に収集した個人情報の事後における届出

条例第7条第3項に定める事後の届出にあっても、個人情報業務届出書により行う。

3　個人情報取扱業務の廃止の報告

条例第7条第4項に定める業務を廃止したときの報告は、規則で定める個人情報業務廃止届出書により総務課に提出する。

4　本人以外から個人情報を収集した場合の本人への通知

条例第8条第2項本文に定める本人以外から個人情報を収集した場合の本人への通知は、規則で定める個人情報収集通知書で行う。

(平27訓令25・一部改正)

第4　個人情報の目的外利用及び外部提供

1　個人情報の目的外利用及び外部提供の届出

(1)　所管課は、新たに個人情報の目的外利用又は外部提供をしようとするときは、規則で定める個人情報目的外利用・外部提供届出書を作成し、総務課に提出する。

(2)　個人情報目的外利用・外部提供届出書の記入上の留意事項

ア　「業務の名称」欄

当該個人情報を収集した本来の目的による業務を記入する。

イ　「利用又は提供する目的」欄

利用又は提供を受ける相手先での利用の目的を具体的に記載する。

ウ　「利用又は提供する根拠」欄

利用又は提供する根拠となる条例の該当部分及び条例に該当する根拠となる法令、内容等を記載する。

エ　「利用又は提供する個人情報の項目」欄

利用又は提供するすべての項目の□の欄にレ点を記入する。

オ　「利用又は提供する方法」欄

該当するすべての項目の□の欄にレ点を記入する。

カ　「利用又は提供する相手先」欄

相手先の名称及び個人情報を利用する業務の名称を記載する。

キ　「利用又は提供する期間」欄

期間が明確な場合はその始期及び終期を、継続する場合はその旨を記載する。

2　緊急時における個人情報の目的外利用及び外部提供の報告

条例第10条第2項に定める事後の届出にあっても、個人情報目的外利用・外部提供届出書により行う。

(平27訓令25・一部改正)

第5　通信回線等によるコンピュータの結合

所管課は、条例第12条ただし書の規定に基づき新たに通信回線等によるコンピュータの結合をする場合は、総務課にその内容を書面により提出する。

第6　個人情報の取扱いに係る業務の委託

所管課は、法令に特別の定めがある場合を除き、新たに個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合又は新たに指定する指定管理者が個人情報を取り扱う場合は、総務課に個人情報の適切な取扱いの措置が取られていることを確認できる内容を書面により提出する。

(平27訓令25・一部改正)

第7　開示等の請求及び受付

1　請求の相談及び案内

自己情報の開示、訂正、削除又は目的外利用若しくは外部提供の中止の請求(以下「開示等の請求」という。)の相談又は案内は、総務課で対応する。

2　請求の受付

(1)　受付場所

開示等の請求の受付は、総務課において受け付け、その請求書を所管課に送付する。

(2)　本人であることの確認

総務課は、本人であることの確認として、運転免許証、個人番号カード、旅券、学生証、社員証等写真により本人を確認できる書類により行う。学生証又は社員証については、公的証書でないため、必要により電話等により学校又は勤務先に照会する。

(3)　代理人による請求

請求は、原則本人によるが代理権を証する書類が確認できる場合は、代理請求ができる。この場合は、(2)により(代理者が)本人であることの確認をする。

(4)　個人情報の特定

個人情報の特定は、請求者からその内容を聴取して個人情報目録及び保存文書目録等により行う。その際明らかにその個人情報を保有していないと判明したときは、その旨を説明し、請求は受け付けないものとする。

3　請求書の提出

(1)　請求書

開示等の請求は、規則で定める自己情報開示等請求書によるが、請求者が身体障害者等で請求書を記載することが明らかに困難と認められる場合には、聞取りによりその内容を代筆し、内容を読み聞かせて確認をした後聞取りであることを欄外に記載する。

(2)　請求書の記載事項の確認

ア　「住所・氏名・電話番号」欄

本人確認、決定通知の送付先の特定ができるかを確認する。

イ　代理人による請求の場合は、代理関係を証する書類を徴し、本人及び代理人の住所、氏名及び電話番号が記載されているかを確認する。

ウ　「請求する自己情報の件名又は内容」欄

請求する内容が明確に記載されているかを確認する。

(3)　請求書の補正

(2)により確認できないものは、訂正又は補筆を求め、応じない場合は、軽微なものを除き請求書は受け取らない。

(4)　電話やファクシミリによる請求

電話やファクシミリによる請求は認めないので、改めて請求書を提出するよう指導する。

4　請求書の受付手続

総務課は、1、2及び3により請求書の確認をし、収受日付印を押し、写しを請求者に交付して、次の事項を説明するものとする。

(1)　開示、非開示等の決定は、14日以内に行い、結果は、速やかに請求者に書面により通知されること。

(2)　やむを得ない理由により14日以内に決定を行うことができない場合は、決定期間を延長することがあり、その場合には、請求者に対して書面により通知をすること。

(3)　開示等を実施する場合の日時、場所等は(1)の書面で指定すること。

(4)　写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用(コピー代1枚10円)を、写しの郵送を希望する場合は郵送に要する費用も合わせて、請求者が負担する必要があること。

5　処理状況の記録

所管課は、総務課から送付のあった開示等の請求書の処理状況を個人情報開示請求等処理簿(別記様式)に記録しておき、処理の終了した時点でその写しを総務課に送付するものとする。

(平24訓令14・平27訓令25・一部改正)

第8　請求に応ずるか否かの決定

1　決定期間の起算日

総務課で請求書を受け付けた日を持って起算日とし、14日以内に請求に応ずるか否かの決定を行う。開示できない、又は開示しないことができる個人情報を定めた条例第13条第2項及び第3項に該当するかどうかの判断をする。

2　請求に応ずるか否かの決定の決裁

起案用紙に次の書類を添付して行う。

規則で定める自己情報開示等請求書、自己情報(開示・部分開示・非開示)決定通知書及び自己情報訂正等(決定・却下)通知書の案、開示等の請求に係る個人情報が記録されている文書等の写しその他決定するに必要な書類

3　決定伺いの決裁

(1)　決裁区分

開示・非開示等の決定の決裁は、十日町市事務決裁規程(平成17年十日町市訓令第11号)の定めるところにより、原則として各課室長が行うものとする。

(2)　総務課等の合議

決定伺いは、決定に係る判断の統一を図るため総務課に合議をするとともに、必要に応じて他課に合議する。

4　決定期間の延長

やむを得ない理由により、請求に応ずるか否かの決定を14日以内にできず、期間を延長しようとするときは、規則で定める自己情報開示等決定期間延長通知書(以下「決定期間延長通知」という。)により請求者に、次の事項に留意して通知する。

(1)　延長期間は、必要最小限にする。

(2)　決定期間延長通知書は、請求のあった日から14日以内に請求者に到達するよう努めること。

(3)　所管課は、決定期間延長通知書の写しを総務課に送付すること。

(4)　決定期間延長通知書の「延長理由」欄には、やむを得ない理由をできるだけ具体的に記載すること。

(5)　個人情報を保有していない場合の通知

請求された個人情報を現に保有していないときは、規則で定める個人情報不保有通知書により請求者に通知する。決裁は、非開示の手続に準じて行う。「不保有の理由」欄には「当該個人情報が記録されている文書の保存期間は、○○年のため廃棄されて現に保有していません。」等と具体的に記載する。

第9　決定後の措置

1　開示の実施

開示の実施方法は、十日町市情報公開条例(平成17年十日町市条例第12号)に基づく情報公開の方法に準じて行う。

2　訂正、削除又は目的外利用若しくは外部提供の中止の実施

訂正、削除又は目的外利用若しくは外部提供の中止の決定をしたときは、所管課は、速やかに該当する措置をし、規則で定める措置通知書により、当該個人情報についての目的外利用又は外部提供を行っているもの(情報提供等記録を訂正した場合は、総務大臣及び実施機関の長以外の行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)第19条第7号に規定する情報照会者又は情報提供者)に対して通知する。

(平27訓令25・一部改正)

第10　費用徴収

費用徴収は、十日町市情報公開条例に基づく取扱いに準じて行う。

第11　審査請求があった場合の取扱い

決定に対する審査請求については、十日町市情報公開条例に基づく取扱いに準じて処理する。

(令4訓令22・一部改正)

第12　検索資料

検索資料は、十日町市文書取扱規則(平成24年十日町市規則第14号)第43条第4項の規定により、ファイル基準表を利用して作成するものとする。この場合において、当該検索資料から十日町市情報公開条例第11条各号に該当する情報が判明しないよう留意するものとする。

(平24訓令5・全改)

第13　運営状況の公表

総務課は、毎年年度始めに、前年度の運営状況について実施機関を取りまとめて、次の事項を十日町市広報に掲載するものとする。

(1)　請求の件数及び処理状況

(2)　異議申立ての件数及び処理状況

(3)　その他必要な事項

附則

附則(平成24年4月1日訓令第5号)

附則(平成24年7月4日訓令第14号)

附則(平成26年4月17日訓令第12号)

附則(平成27年12月22日訓令第25号)

附則(令和元年7月1日訓令第3号)

附則(令和4年12月1日訓令第22号)

(平26訓令12・平27訓令25・一部改正)