○十日町市立学校文書事務取扱要綱

平成17年4月1日

教育委員会訓令第8号

目次

第1章 総則(第1条―第5条)

第2章 収受及び処理(第6条―第12条)

第3章 起案及び回議(第13条―第15条)

第4章 文書の施行(第16条―第20条)

第5章 整理保存及び廃棄(第21条―第28条)

第6章 情報公開及び個人情報保護(第29条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、十日町市教育委員会文書規程(平成17年十日町市教育委員会訓令第3号。以下「文書規程」という。)に定めがあるものを除くほか、十日町市立学校(以下「学校」という。)における文書の取扱い(以下「文書事務」という。)に関し必要な事項を定めるものとする。

(平25教委訓令1・一部改正)

(文書の処理及び作成の原則)

第2条 文書は、すべて正確かつ速やかに取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

2 文書は、やさしくわかりやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。

(文書事務の管理)

第3条 校長は、学校における文書事務を管理し、適正かつ速やかに処理されるように努めなければならない。

(文書取扱主任)

第4条 学校に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、校長が総括事務主幹、事務主幹、主査又は主任のうちから指名する者をもって充てる。ただし、総括事務主幹、事務主幹、主査又は主任がいないときは、校長が所属職員のうちから指名する者をもって充てる。

3 文書取扱主任は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書事務の改善及び指導に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書の処理の促進に関すること。

(4) 職員以外の者に対する文書の閲覧に関すること。

4 文書取扱主任は、次条の規定による文書取扱者を兼ねることができる。

(平19教委訓令1・平29教委訓令2・一部改正)

(文書取扱者)

第5条 学校に文書取扱者を置く。

2 文書取扱者には、学校事務職員を充てる。ただし、学校事務職員がいないときは、校長が所属職員のうちから指定するものをもって充てる。

3 文書取扱者は、校長の命を受け、次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の整理、保管、保存、廃棄及び引継ぎに関すること。

(3) その他文書事務に関すること。

第2章 収受及び処理

(収受)

第6条 学校に到達した文書及び物品(小包便及び貨物等をいう。以下同じ。)は、すべて文書取扱者が収受するものとする。

2 職員が直接受領した文書又は出張先において受領した文書は、速やかに文書取扱者に回付しなければならない。

3 親展、秘又はこれに類似していると認められる文書(以下「親展文書」という。)は、開封してはならない。

(登録)

第7条 開封した文書には、受付印、回覧印等を押し、文書受理簿に所定事項を登録する。

(平23教委訓令4・一部改正)

(受付印を要しない文書)

第8条 収受すべき文書のうち、報告書、証明願、届出等には、受付印の押印を要しないものとする。

(平23教委訓令4・一部改正)

(登録を要しない文書)

第9条 請求書、領収書、見積書、定期刊行物、はがきその他軽易なものについては、登録を要しないものとする。

(文書の処理)

第10条 収受した文書は、直ちに校長の閲覧を受けなければならない。ただし、定例的なもので、あらかじめ校長が指定するものについては、担当者に直接交付することができる。

2 校長は、文書を閲覧し、処理に必要な指示を与え、担当者に回付し、速やかにその処理をさせなければならない。

(平23教委訓令4・一部改正)

(文書の配布)

第11条 文書取扱者は、閲覧を受けた文書を各担当者に配布する。

2 親展文書は、名あて人に確実に配布する。

(文書の受領)

第12条 回付を受けた文書及び物品でその主管に属さないものがある場合は、相互で授受することなく、直ちに文書取扱者に送付しなければならない。

2 名あて人が配布を受けたもので、開封後普通文書として処理するものが適当と認めたときは、文書取扱者に回付し、改めて普通文書として処理するものとする。

第3章 起案及び回議

(起案)

第13条 事案の処理は、原則として起案によって行わなければならない。

2 起案用紙は、原則として教育委員会で定める起案用紙を使用するものとする。

3 第1項の規定にかかわらず、秘密若しくは緊急を要する事案又は軽易な事案については、上司の指示を受けて事案の処理をすることができる。ただし、秘密又は緊急を要する事案の処理については、事後速やかに起案による処理を行わなければならない。

(平19教委訓令1・平23教委訓令4・一部改正)

(供覧)

第14条 配布を受けた文書が前条の規定による処理を必要とせず、供覧によって完結するものは、関係者の閲覧に供するものとする。

(回議)

第15条 起案書は、決裁区分を明らかにし、起案者から順次上司の決裁を受けなければならない。

2 上司の不在により代決するときは、「代」と記載して認印し、代決した起案書のうち後閲を要するものについては、「後閲」と記入し、事後速やかに当該決裁責任者の閲覧に供さなければならない。

第4章 文書の施行

(文書の施行)

第16条 決裁を終えた起案書は、特別の理由のある場合を除き、直ちに発送等の方法により施行しなければならない。

(平23教委訓令4・一部改正)

(公印及び契印)

第17条 発送する文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易なものについては、公印を省略することができる。

2 契印は、法令等に定めがある場合を除き、原則として省略するものとする。

(文書の発送)

第18条 文書を発送するときは、文書発送簿に所定事項を登録し、その処理経過を明らかにしなければならない。

2 郵便切手及びはがきを使用して文書を発送する場合は、郵便切手受払簿に所要事項を記載する。

(平23教委訓令4・一部改正)

(文書の発信者)

第19条 文書は、特に定めがあるものを除くほか、校長名を用いるものとする。ただし、軽易な事項については当該学校名を用いることができる。

(文書の記号)

第20条 発送する文書には、教育委員会で定める記号及び発送番号を付するものとする。ただし、軽易なものにあっては省略することができる。

2 親展文書及び機密に属するものは、前項の記号に秘の一字を冠するものとする。

(平19教委訓令1・一部改正)

第5章 整理保存及び廃棄

(文書整理の原則)

第21条 文書は、分類して整理し、必要なときは、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

(文書の持ち出し)

第21条の2 保管又は保存文書は、校外に持ち出してはならない。ただし、校長の承認を受けた場合はこの限りでない。

2 前項ただし書の規定により保管文書又は保存文書を校外に持ち出す場合は、情報の漏えい、改ざん、滅失、き損その他の事故が生じないよう当該文書を適正に管理しなければならない。

(平21教委訓令3・追加)

(保存期間)

第22条 完結文書の保存期間は、別に定める学校文書分類表の保存期間によるものとする。ただし、学校文書分類表に定めのない完結文書の保存期間は、校長が決定する。

2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成するまでの間証拠として保管する必要がある文書の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

3 校長は、保存期間を決定するに当たっては、利用度及び重要度を考慮し、必要最小限度の年数にするように考慮しなければならない。

4 保存年限の起算日は、その属する会計年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年により保存する必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日とする。

(平19教委訓令1・平23教委訓令4・一部改正)

(完結文書の編集及び製本)

第23条 完結文書は、学校において6月末日までに会計年度ごとに、暦年により保存する必要があるものは暦年ごとに、完結月日順に編集し、及び製本しなければならない。

(平23教委訓令4・一部改正)

(完結文書の保存)

第24条 完結文書の保存は、第22条の規定に基づき学校において行う。

(平23教委訓令4・全改)

(保存文書の閲覧)

第25条 保存文書を閲覧しようとするときは、文書取扱者にその旨を申し出て承認を得るものとする。

(平23教委訓令4・一部改正)

(保存文書の持出し)

第26条 保存文書は、校長の承認を受けた場合以外は、校外に持ち出してはならない。

(文書の廃棄)

第27条 文書取扱者は、保存期間が終了した保存文書について、廃棄文書目録を作成し、校長の決裁を受けて、速やかに当該文書を廃棄しなければならない。

2 廃棄する文書が秘密に属する文書又は他に悪用されるおそれのある場合には、焼却又は裁断等適当な方法をとらなければならない。

(平19教委訓令1・平23教委訓令4・一部改正)

(歴史資料の保存)

第28条 前条の規定により廃棄しようとする保存文書のうち歴史資料として重要であると認められるものについて、校長は、教育総務課長と協議の上別に保存することができる。

第6章 情報公開及び個人情報保護

(文書の公開及び開示並びに個人情報保護)

第29条 文書の公開及び開示並びに個人情報保護は、十日町市情報公開条例(平成17年十日町市条例第12号)及び十日町市個人情報保護条例(平成30年十日町市条例第43号)の規定に基づいて行うものとする。

(平21教委訓令3・令元教委訓令2・一部改正)

(その他)

第30条 この訓令に定めるもののほか必要な事項は、教育委員会が別に定める。

(平19教委訓令1・追加)

附 則

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年2月23日教委訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月16日教委訓令第3号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成23年12月19日教委訓令第4号)

この訓令は、平成24年1月1日から施行し、改正後の十日町市立学校文書事務取扱要綱の規定は、平成23年4月1日から適用する。

附 則(平成25年3月26日教委訓令第1号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月30日教委訓令第2号)

この規則は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(令和元年6月1日教委訓令第2号)

この訓令は、令和元年6月1日から施行する。

十日町市立学校文書事務取扱要綱

平成17年4月1日 教育委員会訓令第8号

(令和元年6月1日施行)

体系情報
第7編 育/第2章 学校教育
沿革情報
平成17年4月1日 教育委員会訓令第8号
平成19年2月23日 教育委員会訓令第1号
平成21年3月16日 教育委員会訓令第3号
平成23年12月19日 教育委員会訓令第4号
平成25年3月26日 教育委員会訓令第1号
平成29年3月30日 教育委員会訓令第2号
令和元年6月1日 教育委員会訓令第2号