○十日町市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領
令和3年10月4日
訓令第16号
十日町市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要領(平成17年十日町市訓令第38号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定めるもののほか、十日町市市民生活課(以下「市民生活課」という。)における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について、必要な事項を定め、戸籍データ保護の適正な運営を確保することを目的とする。
(令5訓令7・一部改正)
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバと市民生活課、川西支所市民課、中里支所市民課、松代支所市民課及び松之山支所市民課に設置した戸籍専用端末により戸籍事務及び別表に定める戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープ及びその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイル、その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 市長は、戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データの保護について統括的管理を図るため戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民生活課長をもってこれに充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及び戸籍情報システムに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。この場合において、市長に事故があるとき、又は欠けたときは、あらかじめ市長が別に定めた者がその職務を代理する。
(データ取扱責任者)
第6条 保護管理者は、保護管理者を補佐するため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民生活課戸籍事務担当者をもって充てる。
(データ保護)
第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び棄損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、またこれを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不用となった時点で、速やかに裁断等により復元不可能な処理を施した上で処分しなければならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等については、施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をしなければならない。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等には、格納した記録内容がわかるようラベルで明示するなど、適正な管理をしなければならない。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払及び管理に関しては、ラベルの名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(4) 持ち運び可能な磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し、復元不可能な処理を施した上で、焼却又は裁断等により処分しなければならない。
(5) 戸籍情報システムは、磁気ディスクの管理と戸籍データの漏えいを防止するため、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用するものとする。この場合において、認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者が定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理者は、必要に応じて、認証取得の継続性を戸籍管理システム事業者に確認しなければならない。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等により安全を確保すること。
(2) 作成期日等の必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 帳票を破棄するときは、焼却又は裁断等の復元ができない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出すとき、複写するとき又は廃棄するときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可した操作者へ、戸籍サーバのアクセスに必要なID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者にも制限を設け、正当権限者以外の者が利用しないよう、必要な措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍サーバの利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に請求することで、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、事故その他の緊急事態が生じたときは、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から直ちに保護管理者に連絡させ、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第12条 前条の規定は、戸籍データのアクセス管理について準用する。
2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守作業においてのみ許可し、ID及びパスワードを付与しなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し付与しなければならない。
2 戸籍情報システムのバージョンアップ後の動作確認は、取扱職員が実施するものとする。
3 保護管理者は、戸籍情報システムのアクセス履歴を常時記録し、必要に応じて利用状況を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏洩防止の措置)
第14条 戸籍サーバ、戸籍データ及び戸籍情報システムにアクセスするためのID及びパスワードを付与された者は、当該ID及びパスワードが他者に漏れることがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID及びパスワードの設定、更新、発行及び保管等の運用方法を定め、これを厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID及びパスワードを付与した本人以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、自己のID及びパスワードを他人に漏らしてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID及びパスワードを正当権限者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し、必要に応じて次の事項を請求し、取扱い状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱い状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 端末装置の管理状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末機の操作)
第16条 端末機は、保護管理者及び取扱職員でなければ使用することができない。
2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き、行ってはならない。
3 見出データ及び戸籍データを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合を除き、検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第17条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに関する機器及びソフト等を適切に管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第18条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の向上と戸籍情報システムの安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育訓練計画を策定し、研修を実施しなければならない。
2 保護管理者は、新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に教育訓練計画を策定し、研修を実施しなければならない。
(会議)
第19条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、戸籍事務担当係において処理する。
附則
この訓令は、令和3年10月4日から施行する。
附則(令和5年3月28日訓令第7号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第2条関係)
事務 | 主な事務詳細 | |
戸籍関連事務 | 附票事務 | |
人口動態事務 | ||
民刑事務 | ||
証明、通知等事務 | (1) 埋火葬許可証の発行 (2) 不在籍証明の発行 (3) 身分証明書の発行 (4) 要件具備証明書の発行 (5) 住民票記載事項通知(住9―2) (6) 相続税法第58条通知 |