○十日町市情報公開事務取扱要領
平成17年4月1日
訓令第36号
第1 趣旨
この訓令は、別に定めのある場合を除き、十日町市情報公開条例(平成17年十日町市条例第12号。以下「条例」という。)及び十日町市情報公開条例施行規則(平成17年十日町市規則第13号。以下「規則」という。)に定める公文書の公開に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
第2 公文書公開の窓口等
1 総合窓口
公開請求に迅速かつ的確に対応するため総務課を総合窓口とする。
2 総務課で行う事務
総務課には、公文書の検索資料及び関係資料等を備え付け、市民の利用に供し、次の事務を行う。
(1) 情報公開制度に関する相談及び案内に関すること。
(2) 公文書の公開請求の受付をし、実施機関又は公文書を保有する課等(以下「所管課」という。)にその請求書を送付すること。
(3) 公開の可否に当たり、難易を問わず所管課からの協議を受ける。
(4) 情報公開に対する苦情を受け、その処理に当たる。
(5) 実施機関の非公開決定等に対する行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく十日町市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に対する諮問に係る答申内容の所管課への通知を行う。
(6) 刊行物等の行政資料の収集及び保管及び管理に関すること。
(7) 情報公開制度の利用状況の取りまとめ及び公表に関すること。
(8) 情報公開の判断基準の作成及び所管課との連絡調整
3 所管課で行う事務
必要な情報を的確に特定し、検索から公開までの過程を速やかに行うこと。また、公開の可否に係る処分は、行政処分であることから慎重に判断し、次の事務を行う。
(1) 情報の公開に係る請求の受理を行う。
(2) 保管文書及び保存文書の文書目録を備えつける。
(3) 第三者情報については、事前に当該第三者から意見聴取を行う。
(4) 公開の可否の決定については、必要により総務課と協議する。
(5) 公開の期限の延長決定があれば請求者に通知する。
(6) 公開の可否の決定及び請求者への通知をする。
(7) 請求者と公開の日時の調整をする。
(8) 公開に立会い、必要であれば十分説明をする。
(9) 非公開決定等に対する行政不服審査法に基づく審査請求の受付及び審査会への諮問
(10) 審査会の答申を受け、審査請求に対する裁決をし、請求者に通知する。
(令4訓令21・一部改正)
第3 公文書の公開に係る事務
1 総務課における対応及び案内
(1) 請求書の受付窓口
規則で定める公文書公開請求書(以下「請求書」という。)の受付は総務課で行い、所管課に送付する。
(2) 情報の所在の特定
総務課では、保存文書目録等によりその情報の所在(所管課)を特定する。なお、情報の所在の特定が困難な場合は、公文書公開請求を行おうとする来訪者が必要としている情報の内容を聴取し、又は当該情報に関係すると思われる各課との連絡等により特定に努めるものとする。
(3) 他の制度による公文書の閲覧等の案内
イ 市作成の刊行物等、一般に市民に提供されている行政資料で対応できる場合には、これらによる情報提供を行うものとする。
(4) 公開請求の方法
イ 条例第6条ただし書に規定する請求書の提出を要しないと認めるときとは、次に掲げる場合とし、(ア)及び(イ)については口頭による請求、(ウ)については当該書面による請求を認めるものとする。
(ア) 明らかに公開可能な文書で即日公開することが可能な場合 4の(8)のイ(口頭による決定通知)により処理すること。
(イ) 請求者が身体障害者等で請求書に記載することが困難な場合 窓口の職員が請求書を代筆する等の対応し、欄外に代筆の旨を記載すること。
(ウ) 所定の用紙ではないが、必要事項がすべて記載された書面で請求があった場合 提出された書面を請求書として取り扱うこと。
ウ 郵送による請求書の提出は認めるが、電話やファクシミリによる請求や送信は、認めないものとする。
(5) 請求書の受付に当たっての留意事項
ア 公開請求は、原則として請求内容1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一の所管課に同一人から複数の公文書の公開請求があった場合は、「請求する公文書の件名又は内容」の欄に記載することができる範囲で、1枚の請求書により行うことができる。
イ 公開請求の手続は、本人が行うことを原則とするが、代理関係を証明する書類(委任状等)の提出があった場合は、代理人により行うことができるものとする。
ウ 未成年者からの公開請求であると認められる場合であっても、原則として単独で請求できるものとする。ただし、年齢からみて請求のあった公文書の意義、内容等について十分な理解を得難いと認められる場合は、親権者等の法定代理人により請求するよう求めるものとする。
(6) 請求権者の確認
条例第5条に規定する請求権者であるかどうかの確認は、請求書の記載内容により確認するものとし、証明書等の提出は求めないものとする。
(7) 請求書の記載事項の確認
受付窓口では、請求書に記載された次の事項について確認するものとする。
ア 「住所」欄
個人の場合は、住所、法人その他団体の場合は、主たる事務所の所在地が記載されていること。
イ 「氏名」欄
(ア) 個人の場合は氏名、法人その他団体の場合は、名称及び代表者の氏名が記載されていること。
(イ) 押印は、要しないものであること。
ウ 「連絡先」欄
請求者の自宅、勤務先等の連絡先の電話番号が記載されていること。
エ 「請求する公文書の件名又は内容」欄
公文書の件名又は知りたい事項の内容が公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。
オ 「請求者の区分」欄
(ア) 該当する□の欄にレ点が記入されていること。
(イ) 市内に所在する事務所又は事業所に勤務する個人、市内に所在する学校に在学する個人及び実施機関が行う事務事業に具体的な利害関係を有するものの場合は、必要事項が記入されていること。
カ 「公開の方法」欄
該当する□の欄にレ点が記入されていること。
(8) 請求書の補正
請求書の記載欄に空欄、不鮮明及び意味不明な箇所がある場合には、請求者に対して、その箇所を訂正し、又は補筆するよう求めるものとすること。
(9) 請求書受付時において公文書が不存在であることが判明した場合
請求書受付時において公文書を特定する段階で、当該公文書の不存在が判明した場合は、請求者に対して請求に応じられない旨を説明し、請求は受け付けないものとする。なお、他の方法により請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を説明するものとする。
(10) 請求書を受け付けた場合の請求者への説明
請求書を受け付けた場合は、当該請求書に収受日付印を押し、その写しを請求者に交付して次の事項を説明するものとする。なお、郵送又は電子申請により請求があった場合は、郵送又は電子メールにより、本事務を行うことができる。
ア 公文書の公開は、公開・非公開の決定に日数を要するため、原則として受付と同時に行われないこと。
イ 公文書の公開・非公開の決定は、請求書を受け付けた日から起算して14日以内に行い、結果は速やかに請求者に書面により通知されること。
ウ やむを得ない理由により14日以内に決定を行うことができない場合は、決定期間を延長することがあり、その場合には、請求者に対して書面により通知をすること。
エ 公文書の公開を実施する場合の日時、場所等は、イの書面で指定すること。
オ 公文書の写しの交付を希望する場合は写しの作成に要する費用(コピー代1枚10円)を、写しの郵送を希望する場合は郵送に要する費用も合わせて、請求者が負担する必要があること。
2 所管課での対応
(1) 公文書の特定
所管課は、当該公文書の有無を確認し、当該公文書の件名又は内容の特定を行うものとする。
(2) 職員記載欄の記載
所管課では、請求書の記載事項を確認した後、次の事項を記載するものとする。
ア 「公文書の件名」欄
(1)により、特定した公文書の件名及び所属年度を記載するものとする。なお、請求権の対象となる公文書は、平成17年4月1日以後に決裁、供覧等の事務手続が終了した文書であるので留意すること。
イ 「所管課」欄
請求に係る公文書を管理している各課室の名称及び電話番号を記載するものとする。
3 請求書の受理
(1) 処理簿の記載
所管課は、公開の請求の処理状況を公文書公開請求等処理簿(様式第1号。以下「処理簿」という。)に記録しておき、処理の終了した時点でその写しを総務課に送付するものとする。
(2) 請求書の受理
所管課は、公開請求に係る公文書の存在、その他請求要件の具備を確認した上で請求書を受理するものとする。なお、受理後に公文書が存在しないことが判明したときは、次により処理をするものとする。
ア 規則で定める公文書(公開・部分公開・非公開)決定通知書により請求者に非公開(不保有)とする旨を通知するとともに、その写しを総務課に送付すること。
イ 他の方法により請求の趣旨に沿った情報の提供が可能なものについては、その旨を合わせて連絡すること。
4 公開・非公開の決定
(1) 公文書の内容の検討
ア 所管課は、請求書を受理したときは、請求のあった公文書に記録されている情報が条例第11条各号に規定する情報に該当するかどうかを検討する。
イ 検討に当たっては、当該公文書に記入されている起案・供覧時の公開・非公開の判断も参考とするものであるが、これに拘束されるものでなく、改めて条例第11条各号に規定する情報に該当するかどうかの判断を行わなければならないものである。
ウ 条例第12条各号に規定する「これらの部分を容易に、かつ、公開請求の趣旨を損なわない程度に分離できるとき」かどうか判断が難しい場合は、必要に応じて当該請求の趣旨、部分公開を望むかどうかについて、請求者に電話等で確認するものとする。
(2) 公開・非公開の決定期間
公開・非公開の決定期間は、請求があった日から起算して14日以内(条例第7条第1項)であるが、請求があった日とは、請求書が総務課で受け付けられた日をいう。
(3) 決定期間の延長
ア 延長期間は、必要最小限度にする。
イ 決定期間延長通知書は、総務課で請求書を受け付けた日から起算して14日以内に請求者に到達するよう努めること。
ウ 所管課は、決定期間延長通知書の写しを総務課に送付すること。
エ 決定期間延長通知書の「延長理由」欄には、やむを得ない理由を具体的に記入すること。
(4) 内部調整
公開・非公開の決定に当たっては、次により、あらかじめ内部調整を行うものとする。
ア 総務課への協議
所管課は、公開・非公開の決定に当たっては全部公開するものを除き、総務課に協議するものとする。
イ 関係課等との調整
所管課は、公開請求に係る公文書が他の課等に関連するものである場合は、当該関係課等と連絡を取り、調整を行うこと。
(5) 第三者情報に係る調査
公開請求のあった公文書に、市以外の個人、法人(国、県、他市町村等を含む。)その他の団体(以下「第三者」という。)の情報が記録されている場合にあっては、必要に応じ、第5に定めるところにより、当該第三者に対する調査を行うものとする。
(6) 公開・非公開の決定の決裁
公開・非公開の決定の決裁は、十日町市事務決裁規程(平成17年十日町市訓令第11号)の定めるところにより、原則として各課室長が行うものとする。決定伺いは、決定に係る判断の統一を図るため総務課へ合議をするとともに、必要に応じて他課に合議する。
(7) 決定通知書の記載要領
規則で定める公文書(公開・部分公開・非公開)決定通知書(以下「決定通知書」という。)は、次により作成するものとする。
ア 「公文書の件名又は内容」欄
当該公文書の件名又は内容を正確に記載すること。なお、1枚の請求書により複数の公文書の請求があった場合等、必要がある場合は、1枚の決定通知書に複数の公文書の件名を記載することができること。
イ 「決定区分」欄
該当する□の欄にレ点を記入すること。
ウ 「公開の日時」欄
公文書の公開を実施する日時は、決定通知書が請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日以後の勤務時間内の日時を指定すること。この場合において、請求者と事前に電話等により打合せをするなどして都合のよい日時を指定するよう努めること。なお、公文書の写しを郵送する場合は、「郵送」と記載すること。
エ 「公開の場所」欄
公文書の公開の場所は、原則所管課とすること。なお、公文書の写しを郵送する場合は、記載を要しないこと。
オ 「公開の方法」
該当する□の欄にレ点を記入すること。
カ 「公開できない理由」欄
キ 「上記理由がなくなる日」欄
一定の期間が経過することにより、条例第11条各号に該当する理由が確実に消滅する場合で、その期日を明示することができるときは、当該期日を記載すること。なお、当該期日を明示することができないときは、この欄は斜線で消しておくこと。
(8) 決定通知書の送付
ア 所管課は、公開・非公開の決定をしたときは、速やかに決定通知書を請求者に送付すること。この場合において、所管課は、決定通知書の写しを総務課に送付すること。
イ 請求書の提出があった日に、請求に係る公文書の全部を公開するときは、条例第7条第2項ただし書の規定により、口頭で通知することができるものであること。この場合において、所管課は、処理結果を記録した処理簿を総務課に送付すること。
(9) 過去に公開の実績がある公文書の取扱い
所管課は、公開請求のあった公文書が過去に公開の実績があり、直ちに公開決定又は部分公開決定ができる公文書については、速やかに公開をするよう努めるものとする。この場合において、(4)の内部調整及び5の第三者情報に係る調査は、省略できるものとする。
5 第三者情報の取扱い
(1) 第三者情報に係る調査の実施
所管課は、公開請求のあった公文書に第三者に関する情報が記録されている場合は、公開・非公開の決定は慎重かつ公正に行うため、条例第11条各号のいずれかに該当すること又はいずれにも該当しないことが明らかであるときを除き、当該第三者に対する調査を行うものとする。
(2) 調査の方法
(3) 調査の内容
第三者からの意見聴取の内容は、次のとおりとする。
ア 個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)については、プライバシーの侵害の有無及び程度
イ 法人その他の団体(国及び地方公共団体を除く。)に関する情報又は事業を営む個人の当該事業に関する情報については、不利益の有無及び程度
ウ 国又は他の地方公共団体に関する情報については、協力関係又は信頼関係への影響、事務事業に係る意思形成に対する支障、事務事業の公正若しくは円滑な実施に対する支障の有無及び程度
(4) 調査の記録
調査を行った場合は、第三者の氏名及び住所(法人その他の団体であっては、その名称及び主たる事務所の所在地)、調査年月日並びに調査の内容又は当該第三者の意見その他必要な事項を処理簿等に記録するものとする。
(5) 第三者への通知
第三者情報について、調査を行った後に公開決定又は部分公開決定をした場合は、原則として請求者に対する通知と同時に、当該第三者に規則で定める公文書公開通知書によりその旨を通知するものとする。また、非公開決定をした場合にも、口頭又は書面により通知するものとする。
6 公文書の公開の方法
(1) 公文書の閲覧の方法
ア 文書、図画及び写真(以下「文書等」という。)の場合
原則として、原本を閲覧に供するものとする。ただし、原本を閲覧に供することにより、当該公文書を汚損し、又は破損するおそれのある場合、常用の公文書を公開することにより日常の業務に支障が生じる場合、部分公開を行う場合その他相当の理由があるときは、原本を複写したものを閲覧に供するものとする。なお、この場合の複写に要する費用は、請求者に負担させないものとする。
イ マイクロフィルムの場合
マイクロフィルムの閲覧は、原則として所管課職員がリーダープリンターにより複写したものをもって行うものとする。なお、この場合の複写に要する費用は、請求者に負担させないものとする。
(2) 公文書の写しの作成及び交付の方法
(1)の閲覧に供すべきものについて、所管課の職員がコピー機により作成した写しを交付することにより行うものとする。この場合の写しの作成は、原則として所管課の職員が行い、写しの交付部数は公開請求のあった公文書1件につき、1部とする。
(3) 公文書の部分公開の方法
非公開とする部分を分離する方法は、公文書の中における当該非公開とする部分の記載の方法、添付資料等の製本の仕方等によって個別具体的に判断するものであるが、おおむね次の方法により分離するものとする。
ア 非公開とする部分と公開する部分とが別ページに記載されているときは、当該非公開とする部分を取り外して公開するものとする。取外しのできない場合は、公開部分が記録されているページを複写したもの、非公開部分をクリップで挟むなどして閉ざしたもの、非公開部分を袋で覆ったもの等により公開するものとする。
イ 非公開する部分と公開する部分とが同一ぺージに記録されているときは、当該非公開する部分を覆って複写するか、又は該当するページを複写した上で、非公開とする部分をマジック等で消し、それを更にもう一度複写したものをもって公開するものとする。
7 公文書の公開の実施
(1) 日時及び場所
公文書の公開は、決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所において実施する。
(2) 公文書の公開の準備
所管課の職員は、公開の指定時刻までに、公開の場所へ請求に係る公文書を搬入して待機するものとする。なお、破損等のおそれがある等の理由により、原本を複写したものを公開する場合は、あらかじめ公文書の写しを準備するものとする。
(3) 決定通知書の確認
所管課の職員は、公開の場所に来庁した者に対して決定通知書の提示を求め、請求者本人であること及び公文書の件名又は内容を確認するものとする。
(4) 公文書の閲覧の実施
ア 閲覧の実施
所管課の職員は、公文書を提示し、請求者の求めに応じて当該公文書の内容等について説明するものとする。
イ 閲覧の中止又は禁止
所管課の職員は、閲覧者に対して公文書を改ざんし、又は汚損し、若しくは破損しその他これらのおそれがあると認められるときは、当該公文書の閲覧を中止させ、又は禁止するものとする。
(5) 公開当日に写しの交付を求められた場合の取扱い
請求者の公開の方法の希望は、閲覧の請求のみの場合であっても、公開の当日写しの交付を求められたときは、請求書の訂正を求めて、その場で写しを交付して差支えないものとする。
(6) 指定日時以外の公文書の公開の実施
請求者がやむを得ない事情により、指定日時に来庁できなかった場合において、所管課の職員は、請求者と相談の上、別の日時に公文書の公開を実施することができるものする。この場合においては、新たな決定通知書の交付は要しないものとするが、当初の起案書に変更した日時を付記しておくものとする。
8 費用徴収
(1) 費用の額
公文書の写しの作成に要する費用の額は、写し1枚につき10円(日本工業規格A3判を最大とする。)とし、公文書の写しの送付に要する費用の額は、郵送に要する額とする。
(2) 徴収の方法
公文書の写しの作成及び交付に要する費用は、次の方法により徴収するものとする。なお、具体的な徴収事務は、十日町市財務規則(平成17年十日町市規則第63号)の定めるところにより行うものとする。
ア 公開窓口で写しを交付する場合
公開窓口で写しを交付する場合は、十日町市指定金融機関等に費用の額を納付書により納めたことを確認の上、写しを交付するものとする。
イ 郵送により写しを交付する場合
(ア) 公文書の写しを郵送により交付する場合は、所管課が請求者に対して納付書による納付又は郵便為替(郵送に要する費用については、郵便切手でもよいものとする。)若しくは現金の送付を求めるものとする。この場合において、事前に請求者に対して費用等を連絡するとともに、支払の方法を確認するものとする。
(イ) 所管課は、納付書による納付又は現金等の送付を確認の後、公文書の写し(現金等の場合は領収書を添えて)を送付するものとする。
(令4訓令21・一部改正)
第4 審査請求があった場合の取扱い
公開・非公開の決定について、行政不服審査法の規定による審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。
1 審査請求書の受付
行政不服審査法第4条第1号の規定に基づき、審査請求書は処分庁である所管課において受け付けるものとし、所管課は、当該審査請求書の写しを総務課に送付するものとする。
2 審査請求の要件審査等
(1) 記載事項の確認
所管課は、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について確認の上、審査請求書を受け付けるものとする。
ア 審査請求書の記載事項の確認(行政不服審査法第19条第2項、第4項及び第5項に規定する記載事項の確認)
イ 代表者若しくは管理人、総代又は代理人があるときは、それぞれの資格を証明する書面(登記事項証明書、規約、会則、定款等代表者又は管理人の定めがあることを証明する書類等)の添付の有無
ウ 行政不服審査法第18条第1項及び第2項に規定する審査請求期間内(原則として、公開・非公開の決定があったことを知った日の翌日から起算して3月を経過していないこと。処分があった日の翌日から起算して1年を経過していないこと。)の審査請求かどうか。
エ 不服申立人適格の有無(公開・非公開の決定によって自己の権利若しくは法律上保護された利益を侵害され又は必然的に侵害されるおそれのある者であるか。)
(2) 審査請求書の補正
所管課は、審査請求書に不備があり、補正することができるものである場合は、行政不服審査法第23条の規定により相当の期間を定めて補正を命じる。
(3) 審査請求の却下裁決
所管課は、審査請求人が(2)の期間内に不備を補正しないとき、審査請求が補正できないことが明らかであるとき又は審査請求が不適法である場合は、行政不服審査法第24条第1項若しくは第2項又は同法第45条第1項の規定により、審査請求を裁決で却下し、裁決書の写しを総務課に送付するものとする。
(4) 審査請求の認容
所管課は、審査会への諮問前に、審査請求について理由があると認めるときは、行政不服審査法第46条第1項の規定により、審査請求を認容する裁決を行い、裁決書の写しを総務課に送付するものとする。
3 審査会への諮問
所管課は、行政不服審査法第43条第1項各号に該当する場合を除き、速やかに、次に定めるところにより、審査会へ諮問するものとする。
(1) 諮問書の作成
所管課は、次に掲げる事項を記載した諮問書を作成するものとする。
ア 審査請求に係る決定の対象となった公文書の件名又は内容
イ 公開・非公開の決定を行った具体的理由
ウ その他必要な事項
(2) 諮問書の提出
所管課は、諮問書に次に掲げる書類を添付し、総務課を経由して審査会に諮問する。
ア 審査請求書の写し
イ 公文書公開請求書の写し
ウ 決定通知書の写し
エ 審査請求に係る経過説明書
オ その他必要な書類(当該審査請求の対象となった公文書等)
4 審査会の答申
総務課は、審査会から答申があったときは、答申書を直ちに所管課へ送付するものとする。
5 審査請求に対する裁決
(1) 所管課は、答申書の送付があったときは、答申を尊重して速やかに、当該審査請求に対する裁決を行うものとする。
(2) 所管課は、審査請求に対する裁決を行ったときは、裁決書の謄本を審査請求人に送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。
(3) 所管課は、審査請求に対する決定が第3の5に基づき調査を行った第三者に関する情報が記録されている公文書についての公開・非公開の決定を変更することとなった場合は、その旨を当該第三者に通知するものとする。
6 公開決定等に対して審査請求があった場合
第三者に関する情報が記録されている公文書に係る公開決定等に対して当該第三者から審査請求があった場合であっても、審査請求が提起されただけでは、公開の実施は停止されない。(行政不服審査法第25条第1項)したがって、審査請求の受付に当たっては、審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨(行政不服審査法第25条第2項)を審査請求人に対し、説明するものとする。
(令4訓令21・全改)
第5 申出による公開等に係る事務
1 申出の方法
2 公開の申出に対する回答
公開の申出に対する回答は、公文書任意公開回答書(様式第5号)により行うものとする。
3 その他の事務
上記のほか、任意公開に係る事務処理については、審査請求を除き、公開請求の場合に準じて行うものとする。
(令4訓令21・一部改正)
第6 検索資料
1 検索資料
検索資料は、保存文書目録とする。
2 検索資料の作成及び送付
(1) 検索資料は、十日町市文書取扱規則(平成24年十日町市規則第14号)第43条第4項の規定により、ファイル基準表を利用して作成するものとする。
(2) 検索資料を作成するに当たっては、市民の閲覧に供することから、当該検索資料から条例第11条各号に該当する情報が判明しないよう留意するものとする。
(平24訓令5・一部改正)
第7 実施状況の公表
総務課は、毎年年度始めに、前年度の実施状況について実施機関を取りまとめて、次の事項を十日町市広報に掲載するものとする。
(1) 公文書の公開請求の件数及び処理状況
(2) 審査請求の件数及び処理状況
(3) その他必要な事項
(令4訓令21・一部改正)
附則
この訓令は、平成17年4月1日から施行する。
附則(平成20年8月7日訓令第16号)
この訓令は、平成20年8月7日から施行する。
附則(平成22年3月26日訓令第5号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(平成24年4月1日訓令第5号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(令和4年12月1日訓令第21号)
この訓令は、令和4年12月1日から施行する。
(平22訓令5・一部改正)
(令4訓令21・旧様式第3号繰上)
(令4訓令21・旧様式第4号繰上)
(令4訓令21・旧様式第5号繰上)
(令4訓令21・旧様式第6号繰上)
