この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「政令」という。)、十日町市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年十日町市条例第3号。以下「条例」という。)及び十日町市個人情報の保護に関する法律施行細則(令和5年十日町市規則第23号。以下「規則」という。)で定める個人情報の保護に関する事務の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

第2　定義

この訓令における用語の意義は、法及び政令において使用する用語の例による。

第3　個人情報の保護に関する事務分掌等

1　総合窓口

個人情報の保護に迅速かつ的確に対応するため、総務課を総合窓口とする。

2　総務課で行う事務

総務課は、個人情報の適正な取扱いその他の個人の権利利益の保護のために必要な措置を所管課に示し、市全体として法に基づいた個人情報の保護が図られるよう市の機関又は個人情報を管理する課等(以下「所管課」という。)との連絡、相談、調整等に係る事務を行う。また、総務課には、個人情報ファイル簿その他の個人情報に関する資料を備え付け、市民の利用に供し次の事務を行う。

(1)　個人情報の保護についての相談及び案内に関すること。

(2)　保有個人情報の開示、訂正、利用停止に係る請求(以下「開示請求等」という。)の受付をし、所管課にその請求書を送付すること。(市長以外の市の機関に係る開示請求等を除く。)

(3)　開示請求等の決定に当たり、難易を問わず所管課からの協議を受けること。

(4)　開示請求等が法で定める事案の移送に該当する場合に、他の行政機関の長等と協議の上、事案を移送すること。

(5)　個人情報保護に対する苦情を受け、その処理に当たること。

(6)　市の機関による保有個人情報の開示請求等に係る決定に対する行政不服審査法(平成26年法律第68号)に基づく十日町市情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に対する諮問に係る答申内容の所管課への通知を行うこと。

(7)　刊行物等の行政資料の収集、保管及び管理に関すること。

(8)　個人情報保護制度の運用状況の取りまとめ及び公表に関すること。

(9)　保有個人情報の開示等の判断基準を示し、所管課との連絡調整を行うこと。

(10)　個人情報ファイル簿の公表に関すること。

3　所管課で行う事務

所管課は、総務課によって示された個人情報の適正な取扱いその他の個人の権利利益の保護のために必要な措置を実施し、開示請求等の請求者が必要とする保有個人情報を的確に特定し、検索から開示等までの過程を速やかに行う。また、当該開示請求等に係る決定は、行政処分であることから慎重に判断し、次の事務を行う。

(1)　第4及び第5に規定する届出書を作成すること。

(2)　開示請求等に係る請求の受理を行うこと。

(3)　開示請求等の内容が不明確な場合は、請求者に確認すること。

(4)　開示請求等に係る決定に当たり、総務課と協議すること。

(5)　開示請求等に係る延長を行う場合において請求者に通知すること。

(6)　開示請求等の可否の決定をし、請求者へ通知すること。

(7)　請求者と開示の日時の調整をすること。

(8)　開示に立会い、必要であれば十分説明をすること。

(9)　保有個人情報の開示請求等に係る決定に対する行政不服審査法に基づく審査請求の受付及び審査会への諮問をすること。

(10)　審査会の答申を受け、審査請求に対する裁決をし、請求者に通知すること。

(11)　個人情報ファイル簿の作成及び個人情報ファイルの管理に関すること。

第4　個人情報の取得及び個人情報ファイル簿の作成等

1　個人情報を取得する場合の届出

(1)　届出の方法

個人情報を取得する場合の届出は、個人情報業務届出書(別記様式第1)により行う。

(2)　届出の手続

所管課は、(1)の届出書を作成し、総務課に提出する。この場合において、当該届出書は、文書管理システム(電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他文書の管理に関する事務の処理を行う情報処理システムをいう。以下同じ。)により提出することができる。

(3)　個人情報業務届出書の記入上の留意事項

ア　「業務の名称」欄

個人情報を扱う業務の名称を記載する。業務の名称は、内容がわかる具体的なものにする。

イ　「利用目的」欄

個人情報を利用する目的を具体的に記載する。

ウ　「取得する個人情報の項目」欄

取得する個人情報の項目(氏名、住所、生年月日等)を記載する。

エ　「取得の方法」欄

「本人」又は「本人以外」の□の欄にレ点を記入する。「本人以外」の場合は、「個人情報(特定個人情報を除く。)」又は「特定個人情報」の□の欄にレ点を記入する。「個人情報(特定個人情報を除く。)」の場合は、当該情報の取得の根拠の該当する□の欄にレ点を記入し、「その他」の場合についてはその内容を記載する。「特定個人情報」の場合は、取得の根拠を記載する。

オ　「留意事項の確認」欄

個人情報の取得とその後の利用及び管理に当たり重要な留意事項について、全てを確認し、□の欄にレ点を記入する。

カ　「備考」欄

特記事項があれば記入する。

2　個人情報ファイル簿の作成等

(1)　個人情報ファイル簿の作成

掲載される個人の数が1,000人以上の個人情報ファイルを作成する場合には、規則で定める十日町市個人情報ファイル簿(様式第1号)を総務課に提出する。

(2)　その他の個人情報ファイル等

掲載される個人の数が1,000人に満たない個人情報ファイルその他所管課で取得し、管理する保有個人情報は、所管課において把握し、適正に管理する。

第5　保有個人情報の目的外利用及び外部提供

1　届出の手続

(1)　個人情報の目的外利用又は外部提供を行う場合の届出は、保有個人情報目的外利用・外部提供届出書(別記様式第2)により行う。

(2)　届出の手続

所管課は、法第69条第2項に規定する利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供するときは、(1)の届出書を作成し、総務課に提出する。この場合において、当該届出書は、文書管理システムにより提出することができる。

(3)　外部提供に関する補足事項

ア　市の機関(市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会、上下水道局及び議会をいう。以下同じ。)の保有個人情報を他の市の機関に提供するときは、外部提供に該当することから届出を行うものとする。

イ　保有個人情報を提供する所管課と当該保有個人情報の提供を受ける所管課が同一の市の機関であるときは外部提供には該当しないことから、外部提供としての届出は不要とする。ただし、目的外利用に当たる場合は、目的外利用としての届出を行うものとする。

ウ　委託事業者への保有個人情報の提供については次に掲げるとおりとする。

(ア)　保有個人情報の利用目的の範囲において提供する場合は、法第69条第2項に規定する提供に該当しないことから、届出は不要とする。

(イ)　保有個人情報の利用目的の範囲を超えた目的により提供する場合は、法第69条第2項の規定に該当することから、届出を行うものとする。

(4)　届出を行う所管課

ア　目的外利用

目的外利用をしようとする所管課が届出を行うものとする。

イ　外部提供

外部提供をしようとする所管課が届出を行うものとする。この場合において、保有個人情報を管理する所管課と保有個人情報の外部提供をしようとする所管課が同一の市の機関内にある場合であっても、保有個人情報の外部提供をしようとする所管課が届出を行うものとする。

(5)　保有個人情報目的外利用・外部提供届出書の記入上の留意事項

ア　目的外利用か外部提供かの選択

いずれか又は両方を選択し、□の欄にレ点を記入する。

イ　「個人情報取得当初の本来の利用目的に係る業務名」欄

個人情報を取得した当初の本来の目的に係る業務を記入する。(目的外利用又は提供をしようとしている業務名は記載しない。)

ウ　「利用し、又は提供する目的」欄

目的外利用をする目的又は外部提供をする目的について、当該目的に係る業務名等と併せて具体的に記入する。

エ　「利用し、又は提供する根拠」欄

目的外利用又は外部提供ができる根拠として、法第69条第2項各号のうち、該当する号の□にレ点を記入する。また、この訓令で規定する法以外の根拠法令があれば記入し、法第69条第2項第2号から第4号までのいずれかに該当する場合は、当該第2号から第4号までに規定する相当の理由又は特別の理由の具体的な内容について記入する。

オ　「利用し、又は提供する個人情報の項目」欄

個人情報の項目(氏名、住所、生年月日等)を記入する。

カ　「利用し、又は提供する方法」欄

該当する全ての項目の□の欄にレ点を記入する。

キ　「利用し、又は提供する期間」

目的外利用又は外部に提供する期間を記入する。

ク　「提供する相手先」欄

外部提供をする場合のみ、提供する相手先を記載する。

ケ　「留意事項の確認」欄

目的外利用又は外部提供に当たり重要な留意事項について、全てを確認し、□の欄にレ点を記入する。

コ　「備考」欄

特記事項があれば記入する。

第6　開示請求等の受付及び処理

1　開示請求等の相談及び案内

開示請求等の相談及び案内は、総務課で行う。

2　開示請求等の受付

(1)　受付場所

市長に対する開示請求等は総務課において受け付け、その請求書を所管課に送付するものとし、市長以外の市の機関に対する開示請求等は、当該市の機関において受け付けるものとする。

(2)　受付時の主な確認事項

ア　保有個人情報に係る開示請求等であるかの確認

次に該当する場合には、それぞれその旨を教示するとともに、他の法令に基づく開示制度等がある場合などは、適切な情報提供に努めるものとする。

(ア)　保有個人情報に該当しない場合

国、他の地方公共団体、法人等が保有する文書等

(イ)　開示請求等の対象外となっている場合

この訓令で規定する法又は他の個別法で適用除外とされている場合

(ウ)　開示請求等の文書を保有していない場合

イ　開示請求等の宛先の確認

宛先に誤りがあったとしても、本来記載すべき宛先が同じ市の機関である場合は、請求者にその旨伝え、宛先を修正した上で開示請求書等を正しい請求先に回送する旨説明する。

本来記載すべき宛先が市の機関でない場合は、正しい請求先に関する情報提供を行う。

ウ　その他開示請求書等の記載の不備の確認

形式的な不備がある場合は、請求者に対して記載の修正を求めるものとする。ただし、明らかな誤字や脱字などの軽微な不備は、職権で補正することができる。

エ　その他確認に当たって留意すべき事項

開示請求書の記載事項のうち「2　求める開示の実施方法」の欄に記載がない場合、開示決定通知後に、規則で定める開示の実施方法等申出書(様式第4号)を開示請求者から提出してもらう必要があることから、可能な限り、当該欄の記載を求めるものとする。

(3)　本人確認

運転免許証、個人番号カード等により本人であることを確認し、確認に当たっては、次の点に留意するものとする。

ア　開示請求書等に記載されている請求者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されていること。離婚や転居等の事由により異なる場合は、開示請求者に事実関係を確認した上で他の本人確認書類の提出を求めること。

イ　本人確認書類は、原則として保管することなく確認した記録を残すに留めるものとし、必要に応じて本人確認書類を保管するときは、これを保有個人情報として適切に管理すること。

(4)　法定代理人による開示請求等

法定代理人については、次の事項を確認するものとする。

ア　法定代理人本人であること。

(3)の本人確認と同様に、法定代理人本人であることを確認すること。

イ　法定代理人の資格を有すること。

戸籍謄本、戸籍抄本、成年後見登記の登記事項証明書等により、法定代理人の資格を有することを確認すること。この場合において、当該資格の確認書類の複写物は認めないものとし、30日以内に作成されたものに限ることとする。

(5)　任意代理人による開示請求等

任意代理人については、次の事項を確認するものとする。

ア　任意代理人本人であること。

(3)の本人確認と同様に、任意代理人本人であることを確認すること。

イ　任意代理人の資格を有すること。

規則で定める委任状により、任意代理人の資格を有することを確認すること。この場合において、当該資格の確認書類の複写物は認めないものとし、30日以内に作成されたものに限ることとする。

また、次のいずれかの方法により、委任状の真正性を確認するものとする。

(ア)　委任者の実印を押印した上で印鑑証明書の添付を求める方法

(イ)　委任者の運転免許証、個人番号カード等本人に対し一に限り発行される書類の複写物の添付を求める方法

(6)　訂正請求・利用停止請求

訂正請求及び利用停止請求については、次の点に留意すること。

ア　法の規定により、保有個人情報の開示を受けた日から90日以内にしなければならないこと。

イ　法の規定による開示決定に基づく開示を受けずに直接訂正請求又は利用停止請求が行われる場合は、当該開示決定を受ける必要があることを教示するものとし、開示請求手続を経ることなく行われた訂正請求又は利用停止請求は、法の規定により訂正しない旨の決定又は利用停止をしない旨の決定を行うこと。

3　開示請求書等の提出

(1)　開示請求書等は規則で定める様式によるものとし、請求者が身体障がい者等で請求書を記載することが明らかに困難と認められる場合には、聞取りによりその内容を代筆し、内容を読み聞かせて確認をした後、聞取りであることを欄外に記載する。

(2)　法の規定により、開示請求等は書面により行わなければならないことから、口頭による開示請求等については認めないこととし、ファクシミリによる請求は、本人確認書類を添付することができない場合があり、かつ、印刷が不鮮明で本人確認が十分にできないおそれがあることから、認めないこととする。ただし、書面を送付することによる開示請求等は認めるものとする。

4　請求書の受付手続

受付に当たっては、開示請求書等の確認をし、収受日付印を押し、その写しを請求者に交付して、次の事項を説明するものとする。この場合において、書面の送付により開示請求等があったときの当該写しの交付及び次の事項の説明は、書面の送付により行うものとする。

(1)　開示請求等に係る決定は、開示請求があった日から14日以内に行い、結果は、速やかに請求者に書面により通知されること。

(2)　やむを得ない理由により14日以内に決定を行うことができない場合は、決定期間を延長することがあり、その場合には、請求者に対して書面により通知をすること。

(3)　開示等を実施する場合の日時、場所等は、必要に応じて事前に調整の上、(1)の書面で指定すること。

(4)　写しの交付を希望する場合は規則に規定する写し等の作成に要する費用を、写し等の送付を希望する場合は写し等の作成に要する費用及び当該写し等の送付に要する費用を、請求者が負担する必要があること。

5　請求に係る審査

(1)　決定期間及び不開示情報の該当性の審査

所管課は、条例に基づき、開示請求があった日から14日以内に開示するか否かの決定を行うものとし、当該決定に当たっては、法第78条第1項各号に規定する不開示情報に該当するかどうかの判断を行う。不開示情報の該当性の審査に当たっては、総務課と協議し、個人情報保護委員会が作成する資料等を参照の上、個別具体的に慎重に行い、必要に応じて情報公開・個人情報保護審査会の答申や個人情報保護に関する訴訟の判決等を参考とする。

(2)　第三者意見の聴取

開示請求に係る保有個人情報に第三者に関する情報が含まれている場合であって不開示情報に該当するか否かを判断するに当たっては、規則で定める様式により当該第三者に対して意見書を提出する機会を与えることができる。この場合において、次の点に留意すること。

ア　開示請求に基づき第三者の情報を開示すると当該第三者の権利利益を侵害するおそれがあるにもかかわらず、人の生命、健康等を保護するために、法の規定により当該情報を開示するときは、意見書を提出する機会を必ず与える必要があること。

イ　意見書を提出する機会を与えた場合であっても、開示請求に係る決定期限は延長されないこと。((4)の決定期間の延長に係る手続を行う場合を除く。)

ウ　国、地方行政法人等、地方公共団体及び地方独立行政法人は「第三者」に含まれないこと。ただし、決定に係る判断を行う調査の一環として、必要に応じて意見照会や事実関係の確認を行うこと。

エ　第三者から反対意見書の提出があった場合において、開示決定をするときは、法の規定により、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならず、開示決定後直ちに当該第三者に対して、開示決定をした旨等について、規則で定める様式により通知すること。

(3)　開示請求に係る保有個人情報が不存在の場合の取扱い

開示請求に係る保有個人情報が不存在である場合(文書保存期間満了により廃棄処分しており保有していない場合等)は、所管課は、請求者にその旨を教示し、不存在の理由を示して不開示決定を行うものとする。

(4)　決定期間の延長

所管課は、事務処理上の困難その他正当な理由があり、やむを得ず決定期間を延長する場合は、規則で定める様式により、次の事項に留意して請求者に通知する。

ア　延長期間は、必要最小限にすること。

イ　当該通知の起案については、総務課に合議をすること。

ウ　通知に記載する延長理由については、できるだけ具体的に記載すること。

5　決裁

(1)　決裁区分

開示・不開示の決定の起案に係る決裁は、十日町市事務決裁規程(平成17年十日町市訓令第11号)の定めるところにより、原則として各課室長が行うものとする。

(2)　総務課等への合議

決定伺いは、決定に係る判断の統一を図るため総務課に合議をするとともに、必要に応じて他課に合議する。

6　開示請求等に係る決定通知

開示請求等に係る決定通知は、決裁後、速やかに請求者に行うものとする。この場合において、開示請求書の「2　求める開示の実施方法等」の欄を請求者が記載していないときは、規則で定める開示の実施方法等申出書(様式第4号)の提出が必要であることから、決定通知に当該申出書を同封すること。

第7　開示の実施方法

開示の実施方法は、十日町市情報公開事務取扱要領(平成17年十日町市訓令第36号)に準じた方法により行うものとし、電磁的記録の開示の方法は、規則に定めるところによる。

第8　費用の徴収

条例及び規則に基づき、請求者は写し等の作成に要する費用及び送付に要する費用を負担するものとし、当該費用の徴収の方法は、十日町市情報公開事務取扱要領に準じた方法により行うものとする。

第9　処理状況の記録

所管課は、総務課から送付のあった又は市長以外の市の機関で受け付けた開示請求等の請求書の処理状況を保有個人情報開示請求等処理簿(別記様式第3)に記録しておき、処理の終了した時点で総務課に送付するものとする。

第10　審査請求があった場合の取扱い

審査請求があった場合の取扱いは、十日町市情報公開事務取扱要領に準じるものとする。ただし、審査会への諮問書及び審査請求人等に対して行う審査会に諮問をした旨の通知は、規則で定める様式により行うものとする。

第11　運営状況の公表

総務課は、前年度の運営状況について実施機関を取りまとめて、次の事項を公表する。

(1)　開示請求等の件数及び処理状況

(2)　審査請求の件数及び処理状況

(3)　その他必要な事項

附則